Agile PR: planningslessen van softwareteams

Wat PR-teams kunnen leren van softwareteams die meer werk verzetten in minder tijd met flexibele planningstechnieken.

Je hebt weken (en een fors budget) besteed aan het leggen van de basis. Elke optie is verkend, elke mogelijke eventualiteit geanalyseerd. Dus waarom bevind je je halverwege het project achter op schema, onderpresterend en over budget?

Het probleem is dat planning een gokspel is. En hoe groter je plan, hoe minder nauwkeurig je schattingen waarschijnlijk zijn.

Voorlopers in communicatie wenden zich steeds vaker tot agile PR-planningsmethoden. Ze experimenteren met iteratieve en incrementele processen in plaats van traditionele, vooraf geladen projectmanagementbenaderingen. Het resultaat? Waardevol werk dat sneller geleverd wordt.

Agile teams houden zich strikt aan deadlines maar plannen flexibel. Ze implementeren kleine veranderingen per keer, controleren of elke iteratie op koers is en corrigeren indien nodig. Het staat bekend als de build, measure, learn-cyclus.

Dit concept is al jaren fundamenteel in softwareontwikkeling. Maar het is ook toepasbaar op de communicatiesector. Hier zijn enkele hoekstenen van deze manier van werken.

Vroege en continue levering van waarde

Teams focussen op klantbehoeften en leveren oplossingen in korte periodes genaamd sprints. Sprints duren doorgaans een of twee weken voordat teams oplossingen testen. Ze demonstreren resultaten aan stakeholders en veranderen van richting indien nodig.

Zelfgeorganiseerd teamwerk

Leden van agile PR-teams hebben complementaire vaardigheden. Teamleden kunnen mensen van sales, product, marketing, design of PR omvatten. Meestal zit het team de hele duur van het project samen. Ze zijn zelfgeorganiseerd en bevoegd om hun eigen beslissingen te nemen binnen een sprint. Dit laat hen problemen oplossen in recordtempo. Volgens onderzoek van Jeff Sutherland van Scrum.inc kunnen agile teams twee keer zoveel werk doen in de helft van de tijd.

Regelmatige teamintrospectie en leren

Succes wordt gemeten aan hoeveel teams hun samenwerking verbeteren en hun snelheid optimaliseren.

Agile teams begrijpen hoe ze werken. Elke sprint wordt gevolgd door een retrospective, waarbij teamleden hun gedrag en acties finetunen. Teams schatten beter in welk werk ze in een sprint zullen halen, wat leidt tot effectievere resultaten.

Transparantie

Agile teams hoeven niet gemanaged te worden. Ze creëren wederzijds begrip en motivatie. Een manier om dit te doen is dagelijks kort samen te komen (de daily scrum of stand-up).

Dagelijkse vergaderingen maken het makkelijk om voortgang te volgen, obstakels weg te nemen en iedereen gefocust te houden. Bovendien kunnen individuen zich niet verstoppen maar moeten ze hun waarde voor het project aantonen.

Agile PR in de praktijk

Stel dat je de opdracht hebt gekregen om een e-book te maken voor een bedrijf. Traditioneel houdt dit een lange briefingvergadering in, aan het einde waarvan het favoriete idee van de best betaalde persoon in de kamer (de HIPPO) wordt gekozen.

Vervolgens maakt een strateeg een communicatieplan, en schatten een accountmanager en projectmanager een budget in. Dit heeft goedkeuring van de klant nodig. Er gaat tijd voorbij.

Dagen of weken later worden een schrijver, redacteur, grafisch ontwerper en desktop publisher ingeschakeld. Na weken schrijven, ontwerpen en revisies wordt een e-book gepubliceerd. Nog een paar weken later ontvangt de klant opgemaakte Google Analytics-statistieken en ziet eindelijk het resultaat van al dit werk.

Agile PR-methoden zouden heel anders zijn.

Het proces begint met dezelfde briefing, waarbij alle ideeën worden genoteerd.

In week 1 maakt een multidisciplinair team social media-updates op basis van deze initiële ideeën en publiceert ze. Het team meet welke ideeën resoneren bij de doelgroep en presenteert de resultaten aan de klant. Deze data informeert de beslissingen voor week 2.

In week 2 schrijft het team blogposts over de inhoud van de populairste updates. Het team doet outreach naar bloggers voor input en om het verhaal te pitchen. Blogs worden gepubliceerd en gepromoot, hun populariteit gevolgd, en de resultaten gedeeld.

Als er op dit punt weinig interesse is, gaat het team terug naar de tekentafel en test nieuwe ideeën. Maar als de blogs succesvol zijn, gebruikt het team ze in week 3 als basis voor een e-book. Dit wordt snel gepubliceerd en versterkt met meer blogger outreach en gesponsorde social updates. Succes kan snel worden gevolgd.

Het team heeft nog week 4 om succes te versterken. Toevoegingen van een infographic en Slideshare-presentatie leiden nog meer mensen naar het e-book.

Zie je het verschil? Het agile PR-team creëert sneller waarde en leert sneller. Bovendien is het leuker en energieker om in een agile team te werken.

Ga agile

Agile PR uitproberen is simpel. Begin klein. Leer wat werkt en pas aan wat je doet waar nodig.

Als je benieuwd bent waar je moet beginnen, bekijk dan het Agile Marketing Manifesto.