Kantoorproductiviteit: 10 tips om werk gedaan te krijgen te midden van afleiding

Bij Prezly zijn we snel gegroeid: mijn softwareteam ging van drie naar negen mensen in slechts één jaar.

Geweldig, toch? Maar succes heeft ook een keerzijde. Onlangs werd duidelijk dat de productiviteit van mijn team eronder leed.

Onze groei was leuk en spannend, maar het had de individuele prestaties beïnvloed. Er waren te veel afleidingen door collega's, klanten en al onze zoemende en knipperende apparaten.

Er moest iets veranderen. We herlazen de productiviteitsboeken die we door de jaren heen hadden gelezen en (her)ontdekten 10 kernprincipes om de kantoorproductiviteit te verhogen.

1. Begin met wat ertoe doet

Productief zijn is niet snel werken. Het is werken aan wat ertoe doet en dat goed doen.

Studies hebben aangetoond dat je 's ochtends de meeste wilskracht hebt.

Identificeer je belangrijkste taak voor vandaag en maak het je missie om minstens die taak af te krijgen. Leg de lat daarna hoger door wat kleinere taken af te vinken als het lukt.

Als je vooruit plant, weet je al wat er moet gebeuren voordat de dag begint. Een to-do-lijst (die je bijhoudt) is een enorme tijdsbesparing. In plaats van minuten te verspillen aan het bepalen van prioriteiten, kan je meteen aan de slag.

Op zoek naar een goede persoonlijke to-do-app? Ons team is fan van Todoist vanwege de snelle interface en werking op alle apparaten.

2. Plan Maker Time

De mensen bij Google hebben een methode om ervoor te zorgen dat mensen tijd hebben om dingen gedaan te krijgen. Ze noemen het "Maker Time."

De theorie is dat mensen tijd nodig hebben om creatief te zijn of aan grotere projecten te werken, of zelfs gewoon om na te denken. Velen van ons werken echter in "managementmodus" en plannen de dag in blokken van een half uur en een uur. Deze aanpak geeft ons niet de tijd om grote taken te voltooien en kan onze creatieve mindset enorm verstoren.

Veel Google-medewerkers blokkeren "Maker Time" in hun agenda's om zich te concentreren op individuele creatieve taken die diep nadenken vereisen. Medewerkers worden ontmoedigd om elkaar te storen of vergaderingen te plannen tijdens elkaars Maker Time.

We zijn doorgaans creatiever en hebben meer wilskracht eerder op de dag. Dus nog een Google-tip: plan Maker Time in de ochtend en vergaderingen in de middag.

Bekijk deze video voor meer informatie over de Google-aanpak.

3. Blokkeer afleidingen

Ik verdwaal minstens een keer per dag in een surfsafari, ondanks mijn beste voornemens. Ik lees een e-mail, wat me ertoe brengt iemands LinkedIn-profiel te bekijken. Op LinkedIn word ik meteen aangetrokken door mijn netwerkupdates. Voor ik het weet, zit ik clips van "The Voice" of "X-Factor" te kijken op YouTube en vraag ik me af waar het laatste halfuur is gebleven.

Ik weet dat ik niet de enige ben met internetspijt. Ik maak geen excuses, maar we zijn impulsieve wezens die geprogrammeerd zijn om op nieuwe dingen te focussen.

Afleidingen verspillen tijd. En het zijn niet alleen de minuten (of uren) die we besteden aan wat ons in eerste instantie afleidde. Elke keer dat we onze focus verliezen en terugschakelen naar een taak, kost het een paar minuten om weer op gang te komen. We kunnen zelfs tot 40% efficiëntie verliezen door te wisselen tussen taken.

Elk bedrijf heeft afleidingen in overvloed: gebabbel, snelle vragen, vergaderingen, e-mails, social media, chatberichten... dit alles weerhoudt je ervan je doelen te bereiken.

Om werk gedaan te krijgen moet je je concentreren. Simpel, toch? Maar eerst moet je die steeds verleidelijke afleidingen minimaliseren. Zet e-mailmeldingen en desktopmeldingen uit. Zet de geluidsmeldingen op je telefoon uit; nog beter, leg je telefoon buiten zicht. Als je vaak in het internetkonijnenhol verdwijnt, overweeg dan een app die tijd bijhoudt op je computer te installeren, of een app die tijdelijk de toegang tot bepaalde websites beperkt.

4. Wees zelf geen afleiding

Open kantoren zijn leuke, sociale omgevingen, en dat is prima. Maar ze kunnen ook een enorme productiviteitskiller zijn.

Als je kantooromgeving de productiviteit beïnvloedt, bedenk dan eerst wat je zelf kunt doen. Een startpunt is bewust zijn van je eigen gedrag. Hier zijn een paar punten die vanzelfsprekend zouden moeten zijn maar vaak genegeerd worden.

Wees bedachtzaam bij discussies of telefoongesprekken. Vaak zit iedereen in de kamer ongewild ook in het gesprek als één persoon aan het praten is. Overweeg de kantoorruimte te verlaten voor een meer privéplek.

Onderbreek teamgenoten niet onnodig. Als het niet dringend is, stuur een e-mail. Vaak realiseer je je bij even wachten dat je de situatie zelf kunt afhandelen.

Stel niet de vraag aan het hele team. Vraag in plaats daarvan het specifieke teamlid dat kan helpen en stoor de rest niet. Iedereen helpt graag en het kost weinig moeite om meegezogen te worden in onnodige gesprekken. En opnieuw: evalueer de urgentie. Verschillende snelheden vereisen verschillende kanalen.

5. Gebruik geschikte teamcommunicatiekanalen

Met het toenemende aantal berichtendiensten en media dat ons ter beschikking staat, is het vaak verre van vanzelfsprekend welk kanaal je in welke situatie moet gebruiken.

In ons team gebruiken we bijvoorbeeld al meer dan twee jaar het teamchatsysteem Slack. We zijn er grote fan van. Het is een gewoonte geworden om via Slack te communiceren, of het nu gaat om gebabbel, projectstatussen, snelle vragen of dringende één-op-één-verzoeken.

Het probleem is dat als je niet meteen op een bericht reageert, het verloren kan raken in de berichtenstroom. Ons natuurlijke instinct is om te reageren zodra een bericht verschijnt, maar de realiteit is dat de meeste berichten geen onmiddellijke aandacht vereisen.

Dus hoe onderscheid je tussen communicatiekanalen? Je startpunt: urgentie. Als het niet dringend is, stuur geen chatbericht. Gebruik in plaats daarvan e-mail of update de thread in de projectmanagementtool.

Een andere overweging is schaal. Voor advies over een grote beslissing, plan kwaliteitstijd met de persoon. Boek een wandeling of een telefoontje later op de dag.

6. Durf nee te zeggen

Help je vaak een collega ondanks een dringende deadline? Neem je dat extra verzoek aan om vervolgens te worstelen met prioriteiten? Heb je niet genoeg tijd om iets goed te doen? Als je "ja" antwoordde op deze vragen, moet het woord "nee" vaker in je vocabulaire voorkomen.

Waardeer je tijd. Je succes wordt beoordeeld op het werk dat je volbrengt, niet op hoeveel je anderen hebt geholpen met het hunne.

Sommige strategieën die ik al noemde helpen je grenzen te stellen rond je tijd en focus. Onvermijdelijk zal je soms toch "nee" moeten zeggen. Dit kan in het begin oncomfortabel voelen, maar tegengas geven kan je helpen gefocust te blijven op je eigen doelen.

Durf "nee" te zeggen. Stel de urgentie of prioriteit van een verzoek in vraag. Houd er rekening mee dat er een kunst is om iemands beroep op je tijd uit te dagen zonder vijandig te zijn. Wees vriendelijk en respectvol. En wederkerigheid is een waarde om te koesteren in een team. "Ja" zeggen kan goed zijn. Zorg er alleen voor dat je "ja" gewaardeerd wordt en niet als vanzelfsprekend wordt beschouwd.

7. Timebox je werk

Als je iemand bent die een gevoel van urgentie nodig heeft om te focussen, zijn deadlines vaak je beste vriend. Stel mini-deadlines voor jezelf in door je werk te timeboxen. Verdeel je to-do-lijst in blokken en wijs tijden toe aan elke taak.

Vast bij het maken van die blogoutline? Geef jezelf een halfuur. Het eerste concept schrijven? Een uur. Herschrijven? Nog een uur.

Zet echte timers om de adrenaline op gang te houden, wat je pusht om te leveren.

De Pomodoro-techniek is een populaire tijdmanagementmethode ontwikkeld door Francesco Cirillo in de jaren 1980. De techniek gebruikt een timer om werk in intervallen te verdelen, traditioneel 25 minuten lang, gescheiden door korte pauzes.

8. Vermijd vergaderingen waar mogelijk. Bereid ze voor wanneer nodig

We zijn er allemaal geweest. Ik bedoel bij die vergadering die een halfuur zou duren maar urenlang doorging, waarna je je afvroeg wat er bereikt was en waarom je erbij betrokken was.

Veel vergaderingen zijn complete tijdverspilling. De slimme mensen bij Basecamp gaan zelfs zo ver om vergaderingen giftig te noemen. Zoals auteurs Jason Fried en David Heinemeier Hansson schrijven in hun boek Rework (2010): "Vergaderingen bevatten altijd minstens één idioot die onvermijdelijk zijn beurt krijgt om ieders tijd te verspillen met onzin."

Evalueer meedogenloos of een vergadering nodig is. Hoe voegt het waarde toe en helpt het je je doelen te bereiken? Vaak zal je beseffen dat de uitkomsten op andere manieren bereikt kunnen worden.

Er zullen momenten zijn dat vergaderingen nuttig zijn. Maar plan vooruit om het meeste uit de toegewezen tijd te halen. Dit betekent helder zijn over je doel en gewenste uitkomsten. Zet deze in een beknopte agenda. En deel deze agenda met deelnemers zodat zij zich ook kunnen voorbereiden.

Wees gedisciplineerd tijdens de vergadering om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Bekijk de agenda aan het begin: is iedereen het eens over wat er gedaan moet worden? Grijp in en houd mensen bij het onderwerp indien nodig. Houd de tijd in de gaten en stel limieten voor discussietijd per punt. Je kunt zelfs een timer zetten om duidelijk te maken dat tijd kostbaar is. Ons team kocht net deze Time Timer, die helder illustreert hoeveel tijd er rest.

Keer aan het einde van de vergadering terug naar je to-do-lijst. Heb je behandeld wat je wilde bereiken? Weten de deelnemers wat er wanneer gedaan moet worden?

9. Houd een korte en krachtige daily stand-up

Elke ochtend heeft ons team een daily stand-up. De vergadering duurt maximaal 10 minuten. Het doel is om snel op dezelfde lijn te komen en informatie uit te wisselen over onze prioriteiten en blokkades.

De vergadering is in de loop der tijd geëvolueerd. Voorheen spraken teamleden om de beurt en somden hun acties, plannen en blokkades op. Het was veel informatie die niet voor iedereen nuttig was, en het duurde veel te lang.

Nu hebben we de tijd van de stand-up gehalveerd. Hoe? Opnieuw, voorbereiding is essentieel. Elk teamlid schrijft zijn doelen en prestaties vooraf op. Deze informatie wordt gedeeld in het team via een handig stukje software genaamd StatusHero.

We hebben nog steeds transparantie, maar we hebben ook snellere en productievere vergaderingen. Iedereen begrijpt de blokkades voordat we aan de vergadering beginnen, zodat we onze gezamenlijke inspanning kunnen richten op oplossingen. Nu helpen onze stand-ups ons echt dichter bij onze teamdoelen te komen en beter samen te werken.

10. Neem tijd om te ontspannen en verbinding te maken

Productiviteit verbeteren betekent niet dat we als robots werken. Het gaat om balans vinden en het meeste uit onze tijd halen. We weten wanneer we alleen moeten werken en wanneer we met anderen moeten samenwerken.

Sociaal zijn is een essentieel onderdeel van ons teamethos. Nu we afleidingsvrije tijd in onze dag hebben ingebouwd, hebben we genoeg andere momenten om met elkaar in contact te komen. We lunchen samen, houden korte, getimeboxte en energieke vergaderingen, of gaan wandelen.

En we krijgen een stuk meer werk gedaan.

Kantoorproductiviteit is een werk in uitvoering

Een maand na onze experimenten ben ik blij te kunnen zeggen dat onze productiviteitsmojo terugkomt. Teamleden zijn opgewekt en gemotiveerd door ons succes. Maar we weten dat het een werk in uitvoering is. Oude gewoonten zijn moeilijk te doorbreken. Nieuwe gewoonten kunnen traag vormen.

Het kan tijd kosten voordat onze vernieuwde productiviteitsstrategieën onderdeel worden van de cultuur. Maar we zijn vastberaden. We keren regelmatig terug naar de tips, evalueren ons gedrag en productiviteit, en versterken onze kantoorproductiviteitsdoelen waar nodig.