vzw de Rand

de Rand is een Vlaams overheidsinitiatief dat culturele en sociale initiatieven ondersteunt in de Vlaamse rand rond Brussel. De organisatie werkt dagelijks aan taalbereikbaarheid, gemeenschapsopbouw en het versterken van lokale dienstverleners.

Binnen het beleidsteam van de Rand groeide de wens om de mogelijkheden van generatieve AI te verkennen — zonder het contact met de waarden en cultuur van de organisatie te verliezen. Ze wilden geen standaardtraining. Ze wilden een traject gedragen door het hele team, van management tot baliemedewerker.

Ik werd ingeschakeld om deze verkenning te begeleiden: met strategische diepgang, creatieve workshopformats en een aanpak die mensen centraal hield.

De AI Act verplicht ons om onze medewerkers mee te nemen in dit verhaal. Maar eerlijk? Die nood kwam ook van hen. We wilden klaar zijn met duidelijke antwoorden, en nu hebben we die.

Sabrina Dal Zotto, HR-coördinator, vzw de Rand

De resultaten

Een gedeeld kader voor AI

de Rand heeft nu heldere, breed gedragen richtlijnen voor AI-gebruik. Deze richtlijnen verduidelijken waar AI wel en niet past binnen hun werking, opgebouwd vanuit hun eigen waarden en bezorgdheden. Dit geeft medewerkers het vertrouwen om AI eerlijk en doordacht in te zetten.

Van 10 pioniers naar 85 betrokken teamleden

Een kernteam van AI-verkenners had vooraf al concrete toepassingen verkend. Hun inzichten vormden de basis voor een personeelsdag waarop 85 teamleden actief deelnamen — en verder bouwen in een ondersteunde AI-werkgroep. Met een tevredenheidsscore van 85% bleek de AI-personeelsdag verrassend toegankelijk voor het hele team.

Van onzekerheid naar nieuwsgierigheid

Waar AI aanvankelijk vooral vragen en voorzichtigheid opriep, is er nu ruimte voor nieuwsgierigheid en initiatief. Medewerkers durven openlijk over AI te praten. Ze zien het niet langer als iets bedreigends of complex — maar als iets om samen te verkennen.

Hoe verken je AI zonder in hype of weerstand te vervallen?

Bij de Rand was er zowel nieuwsgierigheid als twijfel over AI. Voor je ergens openlijk over kan praten, moet je eerst begrijpen wat er gaande is. Dus startten we met een bevraging onder medewerkers: wat verwachten ze van AI, waar zijn ze bang voor, welke bezorgdheden hebben ze?

Op basis daarvan bouwden we een verkennend traject met een kerngroep medewerkers. Ze leerden de basisvaardigheden, werkten met echte tools en bespraken gaandeweg elkaars twijfels, grenzen en ontdekkingen. Wat daar groeide, werd niet opgeborgen in een rapport — het werd de basis voor de personeelsdag.

Die personeelsdag werd volledig gedragen door de kerngroep. Zij waren de ervaringsdeskundigen die deelden wat ze geleerd hadden. Geen grote show. Gewoon collega's die zelf workshops gaven. Discussierondes waarin ze vertelden hoe hun kijk op AI veranderd was. Demo's op basis van hun eigen werk.

Zo werd AI niet gepresenteerd door een buitenstaander met een flashy PowerPoint. Het was iets van hén — iets dat samen met de organisatie geëvolueerd was.

Hoe verken je AI zonder je waarden te verliezen?

Bij de Rand was AI niet alleen spannend omwille van de technologie, maar ook omwille van de impact. Hoe zorg je dat AI je waarden niet aantast? Medewerkers zagen mogelijkheden, maar hadden ook duidelijke bezorgdheden: over bias in data, over impact op inclusie en taalgebruik, over privacy, over klimaat. Niet alles wat kan, voelt ook juist.

Daarom begon het team met het formuleren van gedeelde AI-richtlijnen. Geen opgelegd kader, maar een gezamenlijke oefening, geïnspireerd op de zeven principes van Digitaal Vlaanderen. Tien medewerkers van het HR-team pasten die aan op maat van de Rand — met aandacht voor hun eigen taal, werkcontext en ethiek.

Zo ontstond een kader dat niet alleen richting geeft, maar ook vertrouwen bouwt.

Hoe houd je een AI-personeelsdag toegankelijk voor iedereen?

Net als de samenleving is het team van de Rand divers. Van management tot baliemedewerker, van poetsploeg tot beleidsmedewerker: mensen met verschillende achtergronden, rollen en digitale vertrouwdheid. Voor sommigen voelde AI als iets verafs — iets voor "IT'ers."

Toch slaagde de Rand erin om alle medewerkers actief te betrekken tijdens de personeelsdag. De sleutel? Vertrouwde gezichten die de lead namen. De pioniersgroep — al vertrouwd met AI vanuit het voortraject — gaf workshops, leidde gesprekken en deelde eerlijk wat ze geleerd hadden: de mogelijkheden, de beperkingen, de twijfels. Niet om te overtuigen, maar om te delen.

De dag was opgebouwd met veel variatie: kleine discussiegroepen, herkenbare voorbeelden, reflectiemomenten en ruimte voor inspiratie. Er was zelfs een keynote over de bredere maatschappelijke impact van AI. Maar wat bleef hangen was niet het spektakel — het was het verhaal van collega's die AI tastbaar maakten, vanuit hun eigen ervaring.

De aanpak: van verkenning naar verankering

Duurzame verandering gebeurt niet in één stap. Daarom kozen we voor een traject in vier heldere fases — van luisteren naar delen, van ontdekken naar documenteren.

1. In kaart brengen wat leeft in het team

Voor er iets kon starten, wilden we eerst begrijpen wat er gaande was. Via een bevraging en interactieve dialoogsessie verzamelden we verwachtingen, bezorgdheden en vragen over AI binnen het team. Al snel werd duidelijk: er was niet alleen interesse, maar ook bezorgdheid over ethiek, taal, inclusie en controle.

Deze input vormde het vertrekpunt voor het traject. Geen aannames, maar concrete signalen van de werkvloer.

2. Experimenteren met een verkenningsgroep

Een tiental medewerkers van het HR-team kreeg de ruimte om AI-tools uit te proberen in hun eigen werkcontext. Ze ontdekten kansen, maar ook beperkingen en risico's. Deze verkenning gaf hen taal en vertrouwen om in gesprek te gaan met collega's. Hun inzichten legden de basis voor wat later een actieve AI-werkgroep zou worden.

3. AI-richtlijnen op maat opstellen

Samen met het verkennend team bouwden we een gedeeld kader: hoe willen we omgaan met AI? We vertrokken vanuit de zeven principes van Digitaal Vlaanderen, maar maakten ze concreet en toepasbaar voor de Rand. Inclusie, ethiek en kwaliteit stonden centraal. De richtlijnen werden afgestemd met het management, gepresenteerd aan het team en zichtbaar gemaakt op de werkvloer.

4. Vertalen naar de hele organisatie

Tijdens de personeelsdag namen de pioniers het voortouw: zij organiseerden workshops, leidden discussiegroepen en deelden hun inzichten met collega's. De opzet was toegankelijk, gevarieerd en herkenbaar. Medewerkers kozen hoe ze deelnamen — en ontdekten AI via verhalen, voorbeelden en gesprekken. Het management verbond de dag met concrete beleidskeuzes en investeringen.

Het resultaat?

Een team dat klaar is voor de AI-toekomst, op eigen tempo.

Na vier maanden heeft de Rand meer dan basiskennis: er is een gedeeld kader, een actieve werkgroep en een organisatie die klaar is om AI verder te verkennen. Niet gedreven door druk of hype, maar op eigen tempo — in lijn met de waarden die hen drijven.

Wat me verraste was hoeveel collega's — ook zij die eerst twijfelden — actief ideeën begonnen te delen. Het traject groeide echt van binnenuit, op ons eigen tempo.

Sabrina Dal Zotto, HR-coördinator, vzw de Rand

Deze case study werd oorspronkelijk gepubliceerd op de Enter Digital website.